ビジネスの現場において、faxは長年にわたって重要な通信手段として活用されてきた。faxの主な特徴は、文書や図面、写真などを原稿そのままの形で短時間に別の場所へ送信できることにある。電話回線を使用するため、インターネット回線の発達以前からオフィスや店舗、医療機関など多岐にわたる分野で利用されてきた。faxによる送信は、電子メールなどのデジタル通信と比べると、紙媒体でのやりとりや手書きの書類、押印済みの契約書などをそのままやりとりできるという利点がある。そのため、ビジネスの正式な文書交換や、直筆署名の効力が必要とされる場合などに今も根強く必要とされている。
複雑なグラフや手描きのメモを含む資料も、送り手と受け手の双方でfax装置があればスピーディに送信・受信が可能である。日本のビジネスシーンでは、faxの送信が日常業務の一部として取り入れられている。特に中小企業や個人事業主では、業務連絡や注文伝票、見積書、請求書などのやりとりにfaxが不可欠な存在である。これは紙による記録が残る点、オペレーションが単純明快で労力を要さない点、インターネットを利用しないため通信内容のセキュリティが高いと考えられている点などが挙げられる。送信先も設定が簡単で、多くは相手のfax番号をダイヤルするだけという直感的な操作性が大きな支持を集めてきた。
faxの装置自体は、長期間の使用に耐える堅牢な設計で、累計あたりのコストが低いことも普及の要因の一つである。紙とトナー（または感熱紙）があれば作動し、複雑なインストール作業やネットワーク設定が不要である。これにより、オフィス以外の飲食店や小売店舗、また地方でも活用されている。また、災害時や停電の際にも、ファクシミリ回線が利用可能であれば安定して通信が維持できるケースがあり、緊急時にも一定の信頼性を保つことができる。faxの送信時には相手側に通話料がかかる場合があり、文書が多量になると送信時間が長引くなどのデメリットも存在する。
また、受信側は常時fax装置を待機状態にしておく必要があり、トナーや感熱紙など物理的な消耗品の管理も欠かせない。一方、こうした点は規則的な業務プロセスとして定着しているため、多くの現場では負担と感じられていない。faxを使ったビジネス文書の送信は、メンテナンスや運用がしやすいという側面だけでなく、送付側と受け側の双方で写しが確実に残る点も評価されている。タイムスタンプが自動で印字されるため、ビジネス文書や注文伝票のエビデンスとして利用しやすい。直筆サインや押印を伴う場合は、その効力が正式なものとして認められる場面も多い。
短期間で多数の取引先への一斉送信が可能な機能も備えたfax装置も存在し、ルーチン業務の効率化も実現されている。さらに、faxは過去の通信技術という印象を持たれがちだが、改良や技術革新が図られてきた。ネットワークと連動する複合機だけでなく、パソコンやスマートフォンとの連携が可能となり、直接紙で送信せず、電子データ化された文書をfax番号に送るだけで相手側には紙で届くといった仕組みが用いられている。逆に、受信したfaxを自動的にデジタルデータへ変換し、ファイルサーバーで管理したり電子メールへ転送するなど、faxの仕組みを生かしながらペーパーレスへの対応も進んでいる。ビジネス環境が変化してもfaxによる送信は、信頼性や運用のしやすさという観点から重要な役割を保っている。
契約関連のやりとりや公的文書の提出、防犯面を重視する銀行・証券などの分野ではfaxの導入率が依然として高い傾向にある。災害時のバックアップ通信、セキュリティ面から見た他の電子通信との差別化、企業の保存義務に基づく書類管理など、多様な用途が考えられる。faxを取り巻く環境は時代の変化と共に少しずつ変遷しているものの、ビジネスにおける書類のやりとりや書面による証拠保全、緊急時の通信などにおいて確かな存在意義を持ち続けている。送り手と受け手の相互理解を深めるためのツールとして、その役割は今日も継続されているのである。faxは、長年にわたり日本のビジネス現場で重要な通信手段として広く利用されてきた。
文書や図面、手書きのメモなどを原稿そのままの形で短時間に送れることが大きな特徴であり、デジタル通信が普及した今でも、正式な文書交換や直筆署名、押印が求められる場面ではなお不可欠な存在である。その利便性は、操作の簡単さや紙による記録が残る点、インターネットを経由しないためセキュリティが高いと考えられる点などにもある。特に中小企業や個人事業主、医療機関などでは注文伝票や見積書等のやりとりで日常的に使われている。fax機器は頑丈でコストも低く、紙と消耗品さえあれば手軽に使えることから、地方や災害時などにも信頼性の高い通信方法として活躍している。送信や受信の手間、消耗品の管理、通話料などのデメリットもあるが多くの現場では業務プロセスの一部として受け入れられている。
近年では、ネットワーク連携や電子化を進める複合機の普及によりペーパーレスの流れにも柔軟に対応している。契約や公的文書のやりとり、セキュリティを重視する分野においてfaxは依然として重要な役割を果たし、ビジネスにおける信頼性や証拠保全の面からもその意義が評価されている。時代が変わる中でも、多様な用途や信頼性の高さを背景に、faxは今なお欠かせないツールとして用いられている。